FreeプランとStarterプランは1人での利用を想定しています。ProプランとBusinessプランでは、コンテンツの共有、顧客対応、管理をチームで行うための有料ワークスペースシートを利用できます。
役割の種類
オーナー
オーナーは、ワークスペースと重要な設定を管理します。お支払いの管理、カスタムドメインの管理、ワークスペースのAPIトークン管理は、オーナーだけが行えます。
長期にわたって企業アカウントを管理できる人をオーナーにしてください。明確なアクセス管理手順がない限り、短期契約の外部担当者や共有メールアドレスは指定しないでください。
管理者
管理者は、メンバー、コンテンツ、対応している連携機能の管理を補助します。通常のメンバーより広い範囲のワークスペースコンテンツを閲覧できますが、オーナー限定の操作は行えません。
メンバー
メンバーは、自分の資料とチームで共有された資料を使って作業します。ほかのメンバーの非公開資料が自動で表示されることはありません。
チームメンバーを招待する
- ワークスペースを開きます。
- 利用可能な有料シート数を確認します。
- 相手の勤務先メールアドレスで招待します。
- 担当業務に必要な範囲で、最も権限の少ない役割を割り当てます。
- 招待したメールアカウントで招待を承諾してもらいます。
利用可能なシートがない場合は、有料メンバーを追加する前にサブスクリプションを更新してください。
資料の閲覧範囲
オーナーと管理者は、チーム内のすべての資料を管理できます。メンバーが閲覧できるのは、自分の非公開資料と、チームで共有された資料です。チームフォルダには、ワークスペースで再利用する資料を保存します。非公開フォルダは個人用です。
資料ライブラリでの動作については、自分の資料とチームの資料をご覧ください。
担当業務が変わったらアクセスを見直す
退職したメンバーは速やかに削除してください。オーナーを変更する場合や、営業担当者を削除する場合は、チームに残す必要がある非公開資料、デジタルセールスルーム、受信者用リンク、連携機能の管理者を確認します。
役割が制御するのは、ワークスペースへのアクセスです。受信者用の共有リンクとルームリンクには個別のアクセスモードがあり、外部の閲覧者がワークスペースのメンバーになることはありません。