資料のアクセスモード

リンクの種類は、資料リンクの用途を表します。アクセスモードは、そのリンクを開ける人を決めます。パーソナルリンクや提案リンクをオープンにすることもできます。制限付きアクセスを選ぶと、メールアドレスの許可リストと認証手順が追加されます。

リンクを知っている全員

オープンリンクは、URLを知っている人なら誰でも開けます。通常の提案書や資料など、転送されても問題のないコンテンツを最小限の手間で共有する方法です。

パーソナルリンクもオープンにできます。コンタクトを割り当てると共有先を整理できますが、別の人が同じURLを使うことは防げません。

次の場合は、オープンリンクを使用します。

• 機密性の高い資料ではない。
• 本人確認よりも、簡単に開けることを優先する。
• 買い手のチーム内で転送されることを想定している。
• キャンペーンや公開チャネルで広く共有する。

メールアドレスを入力

メールアドレス取得を有効にすると、資料を開く前に閲覧者へアドレスの入力を求めます。アドレスは認証されません。閲覧者が別のアドレスを入力したり、URLを転送したりする可能性があります。

メールアドレス取得は、リードマグネットなどの見込み客獲得フローに使用します。取得したアドレスを認証済みと表現しないでください。フォローアップや分類には役立ちますが、アクセス制御ではありません。

取得したアドレスは、アカウントの獲得リードに表示されます。確認とコンタクトへの追加方法は、リードを獲得して管理するを参照してください。

制限付きアクセス

制限付きアクセスでは、許可リストに登録したアドレスだけが資料を開けます。閲覧者はアドレスを入力し、15分間有効なアクセスリンクか6桁のコードで、その受信トレイを管理していることを確認してから資料を開きます。どちらを使うかはリンクごとに選べます。

投資家向け資料、料金情報、契約書、セキュリティ資料など、転送されたURLだけでは開けないようにしたい共有には、制限付きアクセスを使用します。

制限付きアクセスで確認できるのは、受信トレイを管理していることです。法的な本人確認、役職、署名権限、企業への在籍を証明するものではありません。許可するアドレスは1件ずつ慎重に追加してください。

アクセスリンクまたはコード

制限付きリンクでは、次のどちらかの方法で閲覧者を確認します。リンクの作成時に受信者の確認方法で選ぶか、後から資料のリンク画面でリンクを編集して変更します。

• アクセスリンクは初期設定です。閲覧者がメールのリンクを15分以内に開くと、そのブラウザで資料が開きます。
• ワンタイムコードでは、閲覧者が開いているページに6桁のコードを入力します。コードの有効期限は10分で、1回のみ使用でき、入力できるのは5回までです。有効なのは最新のコードだけなので、新しいコードをリクエストすると前のコードは使えなくなります。

メールを読む端末と資料を見る端末が異なる受信者や、メールアプリ内のブラウザでリンクを開く受信者には、コードが適しています。コードは資料を開くページに入力するためです。選んだ方法は記憶され、次の制限付きリンクにも使われます。

方法を変更すると、次に誰かが確認するときから適用されます。すでにアクセスできる人はセッションが終わるまでそのまま利用でき、変更前に送信されたリンクやコードは使えなくなります。許可するアドレス、有効期限、その他の設定は変わりません。

各モードを比較する

目的に合わせて選ぶ

すべてのリンクに認証を付ける必要はありません。転送しても安全なコンテンツでは、手順を増やすと最後まで閲覧されにくくなる場合があります。資料を適切に保護し、アクセス元を判断するために必要な根拠が得られる範囲で、最も手間の少ないモードを選んでください。