HummingDeckには、管理可能なリンク、アクセス制御、アクティビティ履歴、分析があります。これらの機能は、共有に伴う一般的なリスクを減らします。ただし、資料のコピーを完全に防いだり、すべての閲覧シグナルから意図を断定したりできるものではありません。
アクセス制御の範囲
公開リンクは転送できます。コンタクトや企業を割り当てても、それだけで別の人がURLを開くことを防げるわけではありません。
メールアドレス入力では、閲覧者が入力したアドレスを取得します。メール認証では、入力された受信トレイにアクセスできることを確認します。制限付きアクセスでは、あらかじめ許可されたメールアドレスの受信トレイにアクセスできることを確認します。
メール認証で、氏名、勤務先、役職、署名権限、端末を実際に操作している人の身元まで確認できるわけではありません。
ダウンロード制限
ブラウザプレビューがある資料では、ダウンロードを無効にすると、受信者の画面から通常のダウンロード操作がなくなります。ただし、スクリーンショット、画面の撮影、表示情報のコピー、ブラウザを使ったあらゆる抽出を防げるわけではありません。
ダウンロード専用のPDFとZIPでは、受信者がアクセス条件を満たすと、常にダウンロードが許可されます。ルームのダウンロード制限では、この設定は変わりません。ファイルをリクエストできる相手は、リンクのアクセス規則、有効期限、無効化で管理します。
選択した受信者に適した資料だけを共有してください。機密性の高い内容には制限付きアクセスを使い、共有する必要がなくなったらアクセスを停止します。
アップロード前にファイルを暗号化する
クラウドストレージ内の内容を暗号化する必要がある場合は、アップロード前に自分の端末でPDFやZIPを暗号化し、ダウンロード専用を選びます。パスワードや鍵は別の手段で受信者に伝えてください。HummingDeckはそのパスワードを求めず、プレビューのためにファイルを復号することもありません。
ダウンロード専用を選んでも、暗号化されていないファイルが暗号化されるわけではありません。この目的でパスワード機能を使うには、内容そのものを暗号化する必要があります。PDFの印刷や編集の制限は、暗号化された資料を開くためにパスワードを要求する設定とは異なります。組織の要件に合った暗号化設定を選んでください。
暗号化にも限界があります。HummingDeckには、タイトル、元のファイル名、ファイル形式、サイズが引き続き分かります。ZIPの形式によっては、アーカイブ内のファイル名が見える場合もあります。機密性の高いファイル名やメタデータをアップロードする前に、暗号化ツールの設定を確認してください。
リンクの有効期限と無効化
有効期限は、指定した時刻にアクセスを止める設定です。リンクの無効化は、明示的にアクセスを停止する操作です。期間限定のレビューを、新たな判断なしに後から再開させたくない場合は、両方を使います。
新しいダウンロードリクエストでは、その時点のアクセス権とダウンロード権限が確認されます。発行済みの短時間だけ有効なダウンロードリンクは、アクセスを停止した後も、有効期限まで利用できる場合があります。受信者が保存したコピーを、リンクの無効化によって削除することはできません。
カスタムドメインを削除する前に、そのドメインで保存されているURLを確認してください。DNSを変更すると、そのホスト上にあるすべての有効なリンクに影響することがあります。
分析で分かること
閲覧数、閲覧時間、閲覧完了率、ページごとの注目度、クリック、再訪は、エンゲージメントのシグナルです。内容の理解、合意、購買意向、権限を証明するものではありません。
アクティビティに記録されたダウンロードは、アクセスが許可されたリクエストの受け付けを示します。ダウンロードの完了や、その後の開封、閲読を確認するものではありません。ダウンロード専用ファイルには、資料の閲覧時間、ページ別エンゲージメント、閲覧完了率の指標はありません。
メールセキュリティの自動システムがリンクへアクセスすることがあります。HummingDeckは既知のボットを除外し、閲覧画面内での操作も分類に利用しますが、すべての自動アクセスを判別できるわけではありません。
分析は、資料の関連性やフォローアップのタイミングを改善するために使います。細かなトラッキング内容を伝えて受信者に圧力をかけることは避けてください。
アップロードしたHTML
HTMLファイルと、ブラウザでプレビューするHTML ZIPには、ブラウザで実行されるコードを含められます。認証情報、非公開のAPIキー、環境変数のシークレット、社内専用URL、許可されたすべての閲覧者に渡すべきでない個人データは、決して含めないでください。
必要に応じて重要なアセットをバンドルし、フォント、画像、メディアのライセンスを守ってください。外部埋め込みは、最終的な受信者向け画面でテストします。
問題を報告する
アカウント固有のアクセス問題は、サポートチケットでお問い合わせください。チケット本文には、パスワード、APIトークン、1回限り有効なアクセスリンクやコード、その他の機密情報を記載しないでください。