リンクを変えずに資料を差し替える

ファイルだけを変更し、共有設定はそのまま残したい場合は差し替えを使います。資料の記録、既存の共有リンク、ルーム内の配置、受信者、アクセス設定は維持されます。それらのURLを開いた相手には新版が表示されるため、別のリンクを送る必要はありません。

資料を差し替える

1. 資料ライブラリを開き、対象の資料を選択します。
2. 資料のヘッダーで差し替えを選択します。
3. 新しいファイル、または対応しているGoogleの編集用リンクを選びます。
4. 資料を差し替えを選択して確定します。
5. 処理が完了するまで待ち、既存のリンクで利用を再開する前にプレビューを確認します。

新しいファイルは元のファイルと同じ形式にする必要があります。たとえば、PDFはPDFに差し替えます。ファイル形式を変更する場合は、別の資料としてアップロードし、用途に合った共有設定を新たに作成してください。

維持される内容

ファイルを差し替えても、次の内容は維持されます。

• 既存の資料リンクとルームリンク
• 受信者と企業の関連付け
• 公開、メールアドレス入力、制限付きアクセスの設定
• ダウンロード、有効期限、通知の設定
• 資料の既存のアクティビティ履歴と分析履歴

資料ライブラリ上のタイトルも、別途編集しない限り変わりません。差し替え前に相手がダウンロードしたファイルは、その端末上では更新されません。

変更される内容

処理が完了すると、その資料のすべての有効なリンクとルーム内の配置で新版が読み込まれます。次のような更新に便利です。

• 価格や取引条件の改定
• ピッチデックやレポートの修正
• 導入計画やオンボーディング計画の更新
• イベント、研修、パートナー向け資料の刷新
• Googleスライド、Googleドキュメント、Canvaなどの制作ツールからの再書き出し

過去の分析を正しく読み取るために

既存の閲覧セッションは、引き続き資料の履歴に含まれます。ページ数、順序、内容を変更すると、以前の「7ページ目」のイベントが、差し替え後の7ページ目とは異なる内容を指す場合があります。

小さな修正なら、同じ資料を維持する方が履歴を理解しやすくなります。構成を大きく変える場合や、新しい報告期間の資料を作る場合は、別の資料にすると版ごとの分析を明確に保てます。

有効な提案リンク

受信者が回答できる有効な提案リンクがある資料では、差し替えを利用できません。回答を待っている間に条件が変更されることを防ぐためです。

提案を終了する場合は、資料を差し替える前に該当する提案リンクを無効にします。以前の提案を送信時の内容で残す必要がある場合は、改訂版を別の資料としてアップロードしてください。

重要な変更を受信者に伝える

同じURLを使えるのは便利ですが、重要な変更まで気付かれない状態にしてはいけません。価格、法的条件、範囲、期限など、相手がすでに確認した可能性のある判断材料を差し替えた場合は、変更内容を伝えてください。

そのほかのリンク設定を変更する場合は、共有リンクと受信者向け設定を管理するをご覧ください。新版を処理できない場合は、アップロードと処理の問題を解決するをご確認ください。