共有リンクは送信後も管理できます。資料のリンク画面、またはワークスペースの共有リンク一覧から、受信者、資料、現在のリンク状態を確認できます。
アクセスを停止または再開する
受信者が資料を開けないようにする場合は、リンクを無効にします。元の資料を削除するよりも、対象の受信者だけに影響を限定でき、ほかの有効なリンクを残せます。
リンクを再開するときは、現在のプランの上限が確認されます。期限切れのリンクも、無効にするまでは有効リンク数の上限に含まれる場合があります。
ダウンロードを制限する
ブラウザプレビューがある資料では、有料プランで新規または既存のリンクのダウンロードを無効にできます。Freeプランのリンクではダウンロードが許可されます。ダウングレード後は、以前にダウンロードを制限したリンクを許可へ戻せますが、再び制限するには対象プランが必要です。
ダウンロードを許可設定は、HummingDeckから元のファイルをダウンロードする操作に適用されます。単一のHTMLドキュメントに組み込まれた印刷またはPDFとして保存ボタンは、この設定に関係なくドキュメント側の動作に従います。HTMLからの印刷は、アクティビティにダウンロードとして記録されません。
ダウンロード専用のPDFとZIPでは、受信者がリンクのアクセス条件を満たすと、常にダウンロードが許可されます。ルームに追加すると、ルームのダウンロード設定がオフでも、そのファイルのダウンロードは有効になります。ルームの設定は、ブラウザプレビューがある資料には引き続き適用されます。その経路からの新しいリクエストを止めるには、該当するリンクを無効にするか、ファイルをルームから削除してください。
ダウンロードボタンを非表示にすると、手軽なコピーは減らせます。ただし、スクリーンショット、画面の撮影、ブラウザを使ったあらゆる保存を防げるわけではありません。アクセス制御を併用し、受信者に適した内容だけを共有してください。
有効期限を設定する
有効期限は、期間限定の価格、投資ラウンド、イベント資料、一時的なレビュー権限などに役立ちます。
期限を過ぎたリンクは開けなくなります。今後も再利用しない場合は、リンクも無効にしてください。
リンクを無効にすると、新しいダウンロードリクエストは拒否されます。すでに準備されたダウンロードは、短い有効期間が終わるまで利用できる場合があります。受信者の端末に保存済みのファイルを回収することはできません。
通知を設定する
閲覧通知を使うと、関心が高いうちにフォローアップできます。重要な受信者へのリンクで有効にし、幅広いキャンペーンのリンクすべてを通知対象にすることは避けましょう。
複数の資料、デジタルセールスルーム、コンタクト、企業にまたがる一連の閲覧は、アクティビティで確認する方が適しています。
アクセスが許可されたダウンロードもアクティビティに表示され、リンクとアカウントの設定に応じて通知されます。記録されたダウンロードの意味については、アクティビティ、閲覧通知、フォローアップをご覧ください。
リンク先の資料を差し替える
同じURLを維持したまま最新の資料を見せたい場合は、再アップロードします。重要な条件や判断材料を変更した場合は、受信者にも伝えてください。すでに以前の版を確認している相手には、予告のない差し替えが混乱を招くことがあります。
詳しい手順と引き継がれる設定については、リンクを変えずに資料を差し替えるをご覧ください。
リンクを一括生成する
用意したリストの各担当者や企業に個別のパーソナルリンクが必要な場合は、1件ずつ作成せず一括生成を使います。CSV、Close、書き出し、APIの各方法については、パーソナライズした資料リンクを一括生成するをご覧ください。
使用中のリンクを変更する前に
受信者、アクセスモード、現在の提案ステータス、デジタルセールスルームとの関連付けを確認してください。ルーム内で管理される資料リンクは、受信者用ルームリンクの設定を一部引き継ぎます。画面の案内に従い、ルーム側から変更してください。