デジタルセールスルームへのアクセスは、ルーム全体ではなく、受信者用リンクごとに設定します。1つのルームに、受信者やアクセス要件が異なる複数のリンクを作成できます。
メールアドレス不要
リンクを持っている人は、すぐにルームへ入れます。最も手間が少ない一方で、転送もしやすいモードです。
広く共有しても問題のない資料や、アクセス時の手順を省きたい受信者に使います。
メールアドレス入力
閲覧者はメールアドレスを入力すると、すぐにルームへ入れます。アドレスは閲覧者自身が入力するもので、認証はされません。
リードを獲得する場合や、公開ルームに誰が入ったかを把握するための軽い手掛かりが必要な場合に使います。機密情報の保護には使用しないでください。
メール認証
閲覧者は任意のメールアドレスを入力し、リンクに設定した方法に応じて、メールで届く1回限り有効なアクセスリンクを開くか、6桁のコードを入力します。入力した受信トレイにアクセスできることは確認されますが、事前にリストへ登録されている必要はありません。
メールアドレスに関する確度を高めながら、受信者から別の関係者にもルームを転送できるようにしたい場合に使います。
制限付きアクセス
指定したメールアドレス、対象となる企業ドメイン、またはその両方に該当する人だけがアクセスをリクエストできます。許可された閲覧者は全員、メールで届く1回限り有効なアクセスリンクか6桁のコードで認証します。
acme.comのような許可ドメインを指定すると、その企業ドメインと完全に一致するメールアドレスが対象になります。サブドメインも許可する場合は、別途追加してください。Gmailのような一般向けメールサービスは、ドメイン全体ではなく個別のメールアドレスで追加します。
制限付きアクセスで確認できるのは、許可された受信トレイにアクセスできることと、許可リストに一致することです。閲覧者の在籍、氏名、決裁権限を証明するものではありません。
アクセス方法を比較する
| ルームへのアクセス方法 | 閲覧者の操作 | アクセス元を判断する根拠 | 未登録の人が転送されたリンクを利用できるか |
|---|---|---|---|
| メールアドレス不要 | URLを開く | リンクに設定された情報のみ | はい |
| メールアドレス入力 | アドレスを入力する | 自己申告 | はい |
| メール認証 | メールで届く1回限り有効なリンクを開くか、コードを入力する | 入力した受信トレイにアクセスできる | はい。自分の受信トレイで認証した後に利用できます |
| 制限付きアクセス | 許可されたアドレスを使って認証する | 許可された受信トレイにアクセスできる | いいえ |
アクセスリンクまたはコード
メール認証と制限付きアクセスのリンクでは、次のどちらかの方法で受信トレイを確認します。リンクの作成時に受信者の確認方法で選びます。アクセスリンクでは、15分間有効なリンクをメールで送ります。ワンタイムコードでは、6桁のコードをメールで送り、閲覧者がルームのページに入力します。コードの有効期限は10分で、1回のみ使用でき、入力できるのは5回までです。有効なのは最新のコードだけです。
既存のリンクの方法を変更するには、そのリンク設定を開きます。変更はすぐに保存され、次に誰かが確認するときから適用されます。すでにアクセスできる人はそのまま利用でき、変更前に送信されたリンクやコードは使えなくなります。選んだ方法は記憶され、次に作成するリンクにも使われます。
ダウンロードの権限
ルーム全体のZIPダウンロードは、すべての受信者用リンクで初期設定ではオフです。許可するには、共有リンクで対象リンクのリンク設定を開き、ルームの全コンテンツのダウンロードを許可をオンにします。メール認証と制限付きアクセスのリンクで利用できます。新規作成または複製したリンクではオフになり、既存のリンクでも有効にする操作が必要です。
有効にすると、メール認証済みの受信者は、ルームのコンテンツをダウンロードを使って、そのリンクで見られるルーム内のすべてのファイルをZIPにまとめてダウンロードできます。この設定は個々のファイルのダウンロード設定より優先されるため、ダウンロードがオフのファイルも含まれます。個々のファイルの設定自体は変わりません。アクセス権は、ダウンロードの開始時と実行中に確認されます。設定をオフにすると、新しいダウンロードが止まり、進行中のダウンロードも終了します。
メールアドレス不要とメールアドレス入力のリンクでは、ルーム全体のダウンロードを有効にできません。手順と上限については、ルームのファイルの一括ダウンロードを参照してください。
アクセスモードはリンクごとに固定される
ルームリンクの作成時にアクセスモードを選びます。メールアドレス不要から制限付きアクセスへ変更する場合や、その逆の場合は、新しい受信者用リンクを作成してください。古いセッションや送信途中のアクセスメールが、どちらの設定に属するか曖昧になるのを防げます。受信トレイの確認方法（アクセスリンクまたはコード）は別の設定で、既存のメール認証や制限付きアクセスのリンクでも変更できます。詳しくは「アクセスリンクまたはコード」を参照してください。
製品で変更が許可されている場合は、制限付きアクセスの許可リスト、ラベル、有効期限、通知、ディスカッション、ダウンロード設定を後から編集できます。企業に関連付けたルームリンクでは、リンク設定を開き、URLを変更せずに企業を割り当てる、変更する、または関連付けを解除できます。この関連付けにより、リンクの過去と今後のアクティビティが、分析上で選択した企業にまとめられます。ルームへアクセスできる人は変わりません。
ルームリンクをコピーする
ルームの共有リンクタブで、各受信者用リンクの完全なURLを確認できます。制限付きリンクに、有効なカスタムドメイン上のカスタムURLが設定されている場合は、元のURLとカスタムURLの両方が表示されます。リンクをコピーではカスタムURLがコピーされます。元のURLも引き続き同じ受信者用リンクを開くことができ、リンク設定からコピーできます。