デジタルセールスルームは、商談に関する複数の要素を、受信者が1か所で確認できるようにまとめます。1つの資料リンクだけでは、買い手が内容を理解して次へ進むための構成が足りない場合に使います。
ルームは、資金調達のデューデリジェンス、製品の導入検討、顧客のオンボーディング、導入計画、パートナー支援、提案後の進行管理などに適しています。HummingDeckのルームは、関係者との連携を重視する、対象範囲が明確な案件向けです。大規模な規制対象取引で使う正式な仮想データルーム（VDR）として提供されるものではありません。
ルームを作成する
- ルームを開き、ルームを作成を選択します。
- 商談や受信者を社内で識別できる名前を付けます。
- 最初の受信者とアクセス設定を選びます。
- 受信者が最初に必要とする資料を追加します。
- 初期設定の資料と次のステップを確認します。
- リンクを送る前に、受信者の画面をプレビューします。
Acme社 評価ルーム
案件情報をまとめて共有
創業者による解説
Loom · 2:14
30分・Googleカレンダー
フォローアップを予約
日時を選択
製品概要
12ページ
セキュリティ・導入資料
18ページ
各ルームには、複数の受信者用リンクを作成できます。リンク先は同じルームでも、受信者、アクセス、アクティビティ、ディスカッションの情報は分けて管理できます。
コンテンツを整理する
最初は、必要最小限の内容でルームを作ります。重要な資料を上部に置き、補足資料は名前を付けたセクションにまとめます。タブは作業の種類を分け、セクションは長いタブを見つけやすくします。
営業用のルームには、次のような内容を入れられます。
- 短い概要や受信者に合わせた案内
- 最新の提案書と価格
- セキュリティ資料と導入資料
- 会議リンクや埋め込み式の製品紹介
- 自社または相手企業を担当に設定し、期限を付けたタスクからなる共同アクションプラン
資料ライブラリのすべてをルームにコピーしないでください。各項目が、受信者が次へ進むために役立つかを基準に選びます。
資料と埋め込みを追加する
ルームの資料は、ワークスペースの資料ライブラリから追加します。対応している動画、カレンダー、フォーム、デザインファイルなども埋め込めます。
ダウンロード専用のPDFとZIPは、保存してローカルで開くためのファイルとして表示されます。ブラウザプレビューやインライン表示はありません。暗号化されている場合は、パスワードを別の手段で受信者に伝えてください。資料をアップロードして管理するも参照してください。
1つの資料について受信者に表示する画像を変更するには、ルーム内でその資料の設定を開き、サムネイルを置き換えるを選択します。5 MB以下のPNG、JPG、WebP画像をアップロードできます。4:3の画像が最適です。HummingDeckは保存前に画像をリサイズして圧縮します。カスタムサムネイルは、このルーム内のこの資料にのみ適用されます。元の資料から生成された画像に戻すには、生成されたサムネイルを使用を選択します。資料を含めてルームを複製すると、カスタムサムネイルも新しいルームに独立した画像としてコピーされます。
ブラウザプレビューがあるPDF、PowerPoint、Word資料をルーム内に直接表示するには、その資料の設定を開き、ルーム内に表示をオンにします。この設定は初期状態ではオフのため、通常はコンパクトなカードから資料ビューアーを開きます。インライン表示された資料は、同じ閲覧セッションのまま全画面表示に切り替えられます。資料の閲覧と滞在時間の記録は、受信者が資料をクリック、スクロール、操作したとき、または全画面表示にしたときに始まります。ルームを開いたり、ルームのページだけをスクロールしたりしても、資料の閲覧としては記録されません。
Googleカレンダーの予約スケジュールは、共有用のcalendar.app.googleリンク、予約ページの完全なURL、またはGoogleカレンダーからコピーしたインラインiframeコードを貼り付けます。HummingDeckは、プレビューの表示前にインライン予約ページを準備します。通常のカレンダーページや個別の予定リンクは、予約スケジュールとして埋め込めません。
埋め込みを使うと画面の切り替えを減らせますが、動作は外部サービスにも依存します。受信者向けプレビューでテストし、埋め込んだサービスが不可欠な場合は、直接開ける予備のリンクも用意してください。
受信者ごとに共有する
受信者ごとの記録やアクセス方法を分けたい場合は、別々のルームリンクを作成します。たとえば、1つのルームに制限付きアクセスの投資家用リンクと、手順の少ないアドバイザー用リンクを用意できます。
ルームリンクが入室方法を制御します。その受信者用リンクからルーム内の資料を開く場合、必要に応じて資料リンクにもルームのアクセスセッションが引き継がれます。受信者単位のダウンロード設定とアクセス設定は、ルームから管理します。
ダウンロード専用ファイルを追加すると、そのファイルの個別ダウンロードは自動的に有効になります。ルームの個別ファイルのダウンロードをオフにしても、ブラウザプレビューがある資料だけが制限され、ダウンロード専用ファイルには適用されません。受信者は引き続きルームリンクのアクセス条件を満たす必要があります。そのルームからこれらのファイルへの新しいリクエストを止めるには、受信者用リンクを無効にするか、ファイルをルームから削除してください。
ルームのファイルをまとめてダウンロードする
ルーム全体のZIPダウンロードは、既存のリンクや複製したリンクを含め、受信者用リンクごとに初期設定ではオフです。有効にするには、ルームの共有リンクタブで、メール認証または制限付きアクセスのリンクのリンク設定を開き、ルームの全コンテンツのダウンロードを許可をオンにします。設定はすぐに保存され、そのリンクだけに適用されます。メールアドレス不要とメールアドレス入力のリンクでは有効にできません。
この設定は、そのリンクの個々のファイルのダウンロード設定より優先されます。ZIPには、受信者がルームで見られるすべてのファイルが含まれ、ダウンロードがオフのファイルも対象です。個々の設定は変わらないため、それらのファイルを1つずつダウンロードすることはできないままです。リンク内の一部またはすべてのファイルでダウンロードがオフの場合は、リンク設定にその旨の注意が表示されます。
送信者が設定を有効にすると、メール認証済みの受信者は次の手順でダウンロードできます。
- ルームを開き、ルームのコンテンツをダウンロードの横に表示されるファイル数を確認します。
- ルームのコンテンツをダウンロードを選択します。
- ブラウザーでZIPを保存します。ダウンロードはすぐに始まり、ブラウザーのダウンロード一覧に表示されます。
送信者：リンク設定
ルームの全コンテンツのダウンロードを許可
メール認証済みの受信者が、このルームのすべてのファイルを1つのZIPにまとめてダウンロードできます。個別のダウンロードがオフのファイルも含まれます。
リンクごとに初期設定ではオフ
受信者：送信者が設定を有効にし、メール認証を済ませた後
3ファイル
ZIPには、すべてのコンテンツタブの元のファイルが含まれ、タブとセクションごとのフォルダに整理されます。PDF、Officeファイル、スプレッドシート、HTMLファイル、アップロードされたZIPは、元の形式のまま保存されます。ZIPファイルはルームのアーカイブ内でもそのまま保持され、暗号化ファイルの暗号化も維持されます。リンク、埋め込み、ディスカッション、アクションプランはファイルではないため、含まれません。処理中のファイルは、処理が終わるまで含まれません。
ルームにファイルがない場合、ボタンは無効になり、**ダウンロード可能なファイルがありません。**と表示されます。この操作は、ルーム全体のダウンロードが有効なメール認証と制限付きアクセスのリンクだけに表示されます。メール認証と制限付きアクセスの既存のプラン要件が適用され、ダウンロード専用の追加プランは必要ありません。
1回のZIPは、最大150ファイル、合計400 MBまでです。どちらかの上限を超えるルームでは、ダウンロードを開始せずにメッセージが表示されます。ダウンロードは約5分で完了する必要があるため、サイズが上限に近いルームには、高速で安定した接続が必要です。ダウンロードが中断された場合は、もう一度始めてください。
アクセス権は、ダウンロードの開始時と実行中に確認されます。送信者が設定をオフにすると、進行中のダウンロードは停止します。保存済みのZIPは受信者の端末に残ります。
ダウンロードが始まると、送信者のアクティビティに、ファイル数付きのルームのダウンロードをリクエストが1件記録されます。これはリクエストの記録であり、受信者が保存を完了したことや閲覧したことを示すものではありません。資料の閲覧数や閲覧時間は増えません。
ルームを最新に保つ
打ち合わせの後に次のステップを更新し、古い資料を削除して、分かりやすいセクション名を付けます。更新されていないルームは、短いメールよりも相手を迷わせることがあります。受信者も自分の側が担当するタスクを完了にできるため、会議と会議の間も計画を最新に保てます。タスクの担当者、受信者による完了の設定、フェーズの色についてはルームの次のステップ、ディスカッション、埋め込みを参照してください。
作業が完了した場合や、アクセスを止める場合はルームをアーカイブします。アーカイブする前に、最終回答、タスク、エンゲージメント履歴を自社の記録として残す必要がないか確認してください。