資料で疑問を解消し、コラボレーション機能で買い手と営業担当者が次の行動を進められます。メールのやり取り、スプレッドシート、会議後の連絡をルームにまとめられる場合に追加してください。
共同アクションプランを作成する
次のステップには、商談の共有計画を追加できます。タスク、担当者、期限を明確にします。社内の営業活動ではなく、買い手が達成を確認できる成果を書いてください。
良いタスクの例：「セキュリティチームがデータ処理条件を承認する」
改善が必要な例：「見込み客にフォローアップする」
会議中に確認できる程度の長さにまとめます。担当者や完了条件を明確にする場合にのみ、詳細を追加してください。
ディスカッションを目的に合わせて使う
ディスカッションを使うと、質問を別のメールスレッドに分けず、ルームに紐付けて管理できます。ディスカッションは受信者用リンクごとに分かれているため、異なる受信者の会話が自動で共有されることはありません。
メールアドレスに関する確度は、リンクのアクセスモードによって異なります。メールアドレス不要またはメールアドレス入力のリンクに投稿されたメッセージは、メール認証または制限付きアクセスのリンクよりも送信元を判断する根拠が限られます。機密性の高い会話には、メール認証を伴うアクセスを使ってください。
ルームのディスカッションを、正式な署名や法的な承認の手段として使用しないでください。明示的な意思決定が必要な場合は、提案への回答機能または適切な外部署名手続きを使います。
役立つコンテンツを埋め込む
動画での案内、カレンダー、フォーム、プロトタイプ、デザインファイル、補足ページなどをルームに埋め込めます。受信者が次の行動を完了しやすくなるコンテンツを優先してください。
重要な外部サービスを埋め込む場合は、次を確認します。
- 受信者向けプレビューで埋め込みをテストします。
- 外部サービスがiframeでの表示を許可していることを確認します。
- 表示できない場合に備えて、直接開けるリンクも用意します。
- 自分のログイン済みセッションが必要な非公開コンテンツは埋め込まないでください。
タブとセクションで見つけやすくする
タブを使うと、資料や次のステップなど、作業の種類を分けられます。セクションを使うと、長いタブを「はじめに」「セキュリティ」「導入」のような読みやすいグループに整理できます。
ファイルごとに新しいタブを作らないでください。複雑な社内分類を再現するより、少数の分かりやすい領域にまとめる方が、受信者は内容を早く理解できます。
必要な機能を選ぶ
- 提案への明示的な回答が必要：対象の資料に提案リンクを使います。
- アクセスを制限したい：制限付きアクセスのルームリンクを作成します。
- ブランド設定した受信者用URLが必要：サポートにカスタムドメインの設定を依頼します。
- 自動公開を繰り返し行いたい：APIアクセスを申請します。