ルームの次のステップ、ディスカッション、埋め込み

資料で疑問を解消し、コラボレーション機能で双方が次の行動を進められます。メールのやり取り、スプレッドシート、会議後の連絡をルームにまとめられる場合に追加してください。

共同アクションプランを作成する

次のステップタブには、ルームごとに1つの共有計画を置けます。タスク、担当者、期限を明確にします。社内の営業活動ではなく、受信者が達成を確認できる成果を書いてください。

良いタスクの例：「セキュリティチームがデータ処理条件を承認する」

改善が必要な例：「見込み客にフォローアップする」

会議中に確認できる程度の長さにまとめます。担当者や完了条件を明確にする場合にのみ、詳細を追加してください。

各タスクには表示範囲を設定します。ルームに表示を選ぶと、そのタスクはルームに表示されます。社内限定を選ぶとワークスペース内だけに残り、全体の進捗にのみ加算され、受信者の画面には表示されません。

すべてのタスクに担当者を設定する

タスクを開き、担当者のリストを使います。リストはルームに関わる2社で分かれており、先に自社のワークスペース、次にルームの相手企業が並びます。

• チームの誰か：担当者を特定せず、自社のタスクにします。
• メンバー名：そのメンバーに割り当てます。プランのメール通知がオンの場合、割り当ての通知メールが本人に届きます。
• 会社の誰か：担当者を特定せず、相手企業のタスクにします。
• 特定の担当者…：相手企業の担当者を1人指定します。メールアドレスと氏名を入力します。

通常は会社単位の担当者が適しています。「NDAに署名する」と書く時点で、相手企業の誰が署名するかまで分かっていることは多くありません。個人を指定した場合は「Sarah · Acme」のように会社名と並べて表示され、会社単位の場合は会社名だけが表示されます。担当者を無理に特定しなくても、どちら側の作業かが双方に伝わります。

相手企業が担当者のリストに表示されるのは、タスクがルームに表示の場合だけです。タスクを社内限定に切り替えると、相手企業の担当者設定は解除されます。

タスクを完了にできる相手を選ぶ

計画の上部にあるプラン設定を開き、受信者が自分のタスクを完了にできるようにするを使います。初期設定ではオンです。

オンの場合、ルームを開いた人は誰でも、自分の側が担当するルームに表示のタスクを完了にできます。メールアドレスの入力は不要で、HummingDeckのアカウントも必要ありません。前提タスクが残っているタスクには、チェックボックスの代わりに「待機中」の表示が出ます。

自社だけで計画を更新する場合はオフにします。ルームのチェックボックスは操作できなくなり、自社が計画を最新の状態に保つことが受信者に表示されます。自社のメンバーは、プランの編集画面からどのタスクでも完了にできます。

完了の記録を確認する

完了したタスクに記録される内容は、その人が使ったルームリンクのアクセスモードによって決まります。

入室方法はルームのリンクとアクセスモードで選べます。この記録は、ルームで何が行われたかの履歴として扱ってください。

フェーズに色を付ける

長い計画はフェーズに分けると、1つの長いリストではなく段階として読めます。フェーズの見出しは色を付けるまでは無色なので、既定では落ち着いた見た目になります。

フェーズ名の横の丸を選ぶとカラーピッカーが開きます。用意された色から選ぶか、顧客のブランドに合わせて #7A3FB0 のような16進数の値を入力してください。色なし を選ぶとフェーズは無色に戻ります。完了したチェックボックスはどのフェーズでも同じ色のままなので、チェックの意味は常に同じです。

ディスカッションを目的に合わせて使う

ディスカッションを使うと、質問を別のメールスレッドに分けず、ルームに紐付けて管理できます。ディスカッションは受信者用リンクごとに分かれているため、異なる受信者の会話が自動で共有されることはありません。

メールアドレスに関する確度は、リンクのアクセスモードによって異なります。メールアドレス不要またはメールアドレス入力のリンクに投稿されたメッセージは、メール認証または制限付きアクセスのリンクよりも送信元を判断する根拠が限られます。機密性の高い会話には、メール認証を伴うアクセスを使ってください。

ルームのディスカッションを、正式な署名や法的な承認の手段として使用しないでください。明示的な意思決定が必要な場合は、提案への回答機能または適切な外部署名手続きを使います。

役立つコンテンツを埋め込む

動画での案内、カレンダー、フォーム、プロトタイプ、デザインファイル、補足ページなどをルームに埋め込めます。受信者が次の行動を完了しやすくなるコンテンツを優先してください。

重要な外部サービスを埋め込む場合は、次を確認します。

1. 受信者向けプレビューで埋め込みをテストします。
2. 外部サービスがiframeでの表示を許可していることを確認します。
3. 表示できない場合に備えて、直接開けるリンクも用意します。
4. 自分のログイン済みセッションが必要な非公開コンテンツは埋め込まないでください。

タブとセクションで見つけやすくする

タブを使うと、資料や次のステップなど、作業の種類を分けられます。セクションを使うと、長いタブを「はじめに」「セキュリティ」「導入」のような読みやすいグループに整理できます。

ファイルごとに新しいタブを作らないでください。複雑な社内分類を再現するより、少数の分かりやすい領域にまとめる方が、受信者は内容を早く理解できます。

必要な機能を選ぶ

• 提案への明示的な回答が必要：対象の資料に提案リンクを使います。
• アクセスを制限したい：制限付きアクセスのルームリンクを作成します。
• ブランド設定した受信者用URLが必要：サポートにカスタムドメインの設定を依頼します。
• 自動公開を繰り返し行いたい：APIアクセスを申請します。