自分の資料とチームの資料

資料ライブラリ内での共有と、外部への資料共有は目的が異なります。HummingDeckでは通常、資料をワークスペースに保存したまま、受信者に共有リンクを送ります。チームの資料は、同僚がHummingDeck内で元の資料を見つけたり再利用したりするための機能です。

資料ライブラリの表示

チーム用ワークスペースでは、次の表示を利用できます。

FreeプランとStarterプランは1人での利用を想定しているため、資料ライブラリの表示はシンプルです。有料シートを利用し、複数のメンバーが参加するワークスペースでは、チーム向けの表示が利用できます。

メンバーが閲覧できる範囲

ワークスペースのオーナーと管理者は、チーム内のすべての資料を管理できます。通常のメンバーが閲覧できるのは、自分の非公開資料と、明示的にチームへ共有された資料です。同じワークスペースに所属しているだけで、非公開資料が全員に表示されることはありません。

非公開フォルダは1人のユーザーが所有します。チームフォルダは、チームの資料を閲覧できるワークスペースメンバーに表示されます。

チーム内で共有する場面

同僚が次の作業を行う場合は、チームの資料を使います。

• 承認済みの営業資料や提案書テンプレートを再利用する
• 担当者の不在中に商談を引き継ぐ
• 最新の製品資料、法務資料、セキュリティ資料を1か所にまとめる
• 共有された元資料から、自分で受信者用リンクを作成する

初期段階の下書きや商談固有の作業ファイルは、ほかのメンバーが必要とするまで非公開にしておきます。

元資料の重複を避ける

複数のメンバーが同じ承認済み資料を送る場合は、個別にアップロードするより、資料ライブラリで1つの資料を共有する方が適しています。常に同じ元資料を最新に保てるため、関連するすべてのリンクも見つけやすくなります。

社内で広く閲覧させるべきでない機密案件には、ワークスペース全体で共有している資料を使わないでください。元資料を非公開にするか、所有者を明確にした資料を案件ごとに用意します。

役割と利用できるプラン

ProプランとBusinessプランでは、シート単位のワークスペースを利用します。オーナーはお支払いとワークスペースを管理し、管理者はメンバーやコンテンツの管理を補助します。メンバーは、自分が利用できる資料を使って作業します。お支払い、ドメイン、API認証情報を管理する担当者を招待する前に、チームメンバーとワークスペースの役割をご確認ください。