Sicheres Teilen von Dokumenten.
Nur ausgewählte Personen, per E-Mail verifiziert, ohne Weiterleitung.
Die meisten Tools zum Teilen von Dokumenten kennen nur einen Modus: Wer den Link hat, kann öffnen. Für Sales-Präsentationen, Lead-Magnets oder Inhalte, die Sie an einen breiten Verteiler schicken, ist das auch genau richtig.
Für Angebote mit Preisen, Due-Diligence-Pakete oder alles andere, was nicht weitergeleitet werden soll, funktioniert das nicht.
HummingDeck deckt beides ab. Der Schalter für eingeschränktes Teilen begrenzt den Zugriff auf konkrete E-Mail-Adressen, mit Magic-Link-Verifizierung, bevor das Dokument geöffnet wird.
Keine Kreditkarte erforderlich.
Share access
Restrictedsarah@acme.com
Acme
marc@acme.com
Acme
lin@northwind.io
Northwind
So funktioniert eingeschränktes Teilen
Tragen Sie die Empfänger-E-Mail-Adressen ein
Einzeln oder als Massenimport. Gruppieren Sie Betrachter unter einem Firmennamen, damit die Analyse sauber aggregiert wird. Mit einem Klick fügen Sie sich selbst zum Testen hinzu.
Jeder Empfänger gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhält einen Verifizierungslink
Der Link landet in seinem Posteingang. Nur freigegebene Adressen können einen anfordern.
Ein Klick auf den Verifizierungslink öffnet das Dokument
Der Link ist an diesen Empfänger gebunden. Wessen E-Mail nicht auf der Liste steht, kommt auch dann nicht weiter, wenn die URL weitergeleitet wird.
Engagement-Analyse läuft weiter
Verweildauer pro Seite, Wiederbesuche und Abschlussraten funktionieren genauso wie bei offenen Links. Sie sehen, wer sich verifiziert hat und was jeder verifizierte Betrachter gemacht hat.
Was uns von anderen Tools unterscheidet
Ein Schalter, nicht zwei Einstellungen
DocSend trennt „Restrict Access" (Allowlist) und „Email Authentication" (Verifizierung) in zwei Funktionen, die einzeln aktiviert werden müssen. Bei HummingDeck bündelt der Schalter beides. Adressen eintragen, Verifizierung läuft automatisch.
Gleiche Bedienung für Dokumente und Räume
Der Schalter funktioniert identisch bei einzelnen Präsentationslinks und bei vollständigen Räumen mit mehreren Dokumenten. Kein zweiter Ablauf zum Lernen.
SafeLinks-tauglich von Haus aus
Unternehmensscanner wie Microsoft SafeLinks oder Proofpoint rufen Links vorab ab, bevor der Empfänger klickt. Verifizierungslinks sind standardmäßig mehrfach nutzbar, sodass der Mensch trotzdem reinkommt, nachdem ein Scanner den Link berührt hat. Für hochsensible Sendungen können Sie auf einmalige Nutzung umschalten.
Wann eingeschränktes Teilen sinnvoll ist
- Pitch-Decks an einzelne Investoren während einer Finanzierungsrunde
- Vertriebsangebote mit Preisen
- Due-Diligence-Pakete im Rahmen von M&A
- Aufsichtsratsunterlagen für ausgewählte Mitglieder
- Agenturleistungen, die nur für ein bestimmtes Publikum gedacht sind
- Jedes Dokument, bei dem eine Weiterleitung außerhalb der Empfängerliste problematisch wäre
Wann es nicht passt
- Sales-Präsentationen für breit gestreute Outbound-Kampagnen
- Lead-Magnets und Content-Marketing-Inhalte
- Dokumente, die Sie an einen großen Verteiler schicken
Lassen Sie dafür die Standardeinstellung „Jeder mit dem Link" aktiv. Eingeschränktes Teilen ist der zweite Modus, kein Ersatz für den ersten.
Warum das passwortgeschützten Dateien überlegen ist
Die klassische Alternative ist eine ZIP-Datei mit Passwort, das man über einen separaten Kanal verschickt. In der Praxis fällt das auseinander:
Passwörter werden mit der Datei weitergeleitet
Wer das ZIP weiterbekommt, hat auch das Passwort. Es gibt keine empfängerbasierte Schranke.
Empfänger fügen Passwörter in die falschen Dateien ein
Zugriffsverlust, Support-Tickets, langsamere Deals. Ein Magic-Link ist ein einziger Klick.
E-Mail-Scanner können passwortgeschützte Anhänge nicht prüfen
Das treibt den Spam-Score nach oben. Restricted-Links laufen als ganz normale HTTPS-URLs und kommen sauber an.
Sie verlieren die Engagement-Daten komplett
Keine Analyse pro Seite, keine Wiederbesuchserkennung. Eingeschränktes Teilen erhält das Tracking, während Sie steuern, wer die Datei öffnen darf.
Tarife
Eingeschränktes Teilen ist in Pro und Business enthalten. Die Größe der Allowlist ist in jedem Tarif gleich, der die Funktion umfasst.
Preise ansehen →Probieren Sie es beim nächsten sensiblen Versand aus.
Präsentation hochladen, im Teilen-Dialog auf Restricted klicken, Empfänger-Adressen eintragen. Die ganze Einrichtung dauert keine Minute.
Häufig gefragt
Was passiert, wenn der Empfänger den Link weiterleitet?
Der weitergeleitete Link öffnet sich nur für Adressen auf Ihrer Allowlist. Wessen E-Mail nicht aufgeführt ist, scheitert an der Verifizierung und kommt nicht weiter.
Kann ich eine ganze Domain wie @acme.com freigeben?
Noch nicht. Die Allowlist arbeitet derzeit pro E-Mail-Adresse. Domain-Wildcards stehen auf der Roadmap.
Funktioniert die Verifizierung mit Unternehmens-E-Mail-Scannern?
Ja, standardmäßig. Verifizierungslinks sind mehrfach nutzbar, sodass sie das Vorab-Abrufen durch Microsoft SafeLinks und Proofpoint überstehen, das sonst einen Einmal-Token verbrauchen würde, bevor der Mensch klickt. Einmal-Nutzung lässt sich für hochsensible Sendungen aktivieren.
Ist das eine rechtsgültige elektronische Signatur?
Eingeschränktes Teilen regelt den Zugriff, nicht die Signatur. Für Annahme- und Ablehnungsabläufe mit Audit-Trail im Dokument nutzen Sie Proposal Responses. Für eine formale AES- oder QES-Signatur kombinieren Sie HummingDeck mit einem dedizierten Signaturanbieter.
Funktioniert das auch in Räumen, nicht nur bei Einzeldokumenten?
Ja. Derselbe Schalter steuert sowohl einzelne Präsentationslinks als auch vollständige Räume mit mehreren Dokumenten.
Kann ich nachvollziehen, wer sich verifiziert und was angesehen hat?
Ja. Das Dashboard zeigt jeden verifizierten Betrachter mit Verweildauer pro Seite, Wiederbesuchen und Abschlussrate. Optional lassen sich Betrachter aus derselben Firma gruppieren.