Fast die Hälfte aller erstellten Digital Sales Rooms wird von keinem einzigen Käufer geöffnet. Nicht „geringe Interaktion". Nicht „schwache Performance". Nie geöffnet.
Das geht aus Flowlas 2026er-Studie mit über 30.000 Deal Rooms und mehr als 100 Praktikern hervor – dem bislang größten veröffentlichten Datensatz zur DSR-Nutzung.
Die Engagement-Lücke
Der DSR-Markt wächst jährlich um über 20 %. Gartner prognostizierte, dass bis 2026 30 % aller B2B-Vertriebszyklen DSRs einschließen würden. Anbieter liefern KI-Funktionen, gemeinsame Aktionspläne, Video und Chat. Und rund 48 % der mit diesen Tools erstellten Räume sind von Anfang an tot.
Dieser Artikel untersucht die Ursachen – nicht um zu behaupten, dass DSRs nutzlos sind, denn das sind sie nicht – sondern um die Muster zu identifizieren, die die funktionierenden Räume von denen unterscheiden, die niemand öffnet.
Inhalt
- Der Raum ist komplexer als der Deal
- Räume für Deals, die sie nicht benötigen
- Die Todesspirale veralteter Räume
- Welche Räume tatsächlich geöffnet werden
- Was das für Sie bedeutet
Grundursache Nr. 1 — Der Raum ist komplexer als der Deal
Die meisten DSR-Plattformen wurden für den Enterprise-Vertrieb entwickelt: mehrstufige Deals, 6–10 Stakeholder, 6–12 Monate Laufzeit, sechs- und siebenstellige Verträge. Der Funktionsumfang spiegelt das wider – gemeinsame Aktionspläne, Multi-Stakeholder-Tracking, CPQ-Integration, Genehmigungsworkflows, KI-gestützte Inhaltsempfehlungen und Governance-Kontrollen.
Wenn ein Vertriebsmitarbeiter dieselbe Plattform für einen 20.000-Euro-Deal mit einem einzigen Entscheider nutzt, wird der Raum unverhältnismäßig schwerfällig. Der Käufer erhält einen Link zu einem gebrandeten Portal mit Abschnitten, Navigation, Aufgaben und einem Dutzend Funktionen, mit denen er nie interagieren wird. Für den Käufer ist das keine Erleichterung – sondern eine neue Benutzeroberfläche, die er für einen vergleichsweise einfachen Kauf erlernen muss.
Flowlas Forschung hat dieses Muster erfasst: Teams haben Mühe, ihren Ansprechpartnern beim Käufer die Plattform beizubringen, und diese müssen dann wiederum ihr Buying Committee einweisen. Bei einem komplexen Enterprise-Deal ist diese Hürde tolerierbar, weil der Deal groß genug ist, um sie zu rechtfertigen. Bei einem unkomplizierten Deal übersteigt die Hürde den Nutzen.
Die Ebene der Überwachungsangst
Flowlas Forschung ergab außerdem, dass Käufer zögern, wenn sie wissen, dass jeder Klick verfolgt wird. Stakeholder möchten kein vorzeitiges Interesse signalisieren oder sich bei der Anbieterauswahl beobachtet fühlen. Diese psychologische Barriere verstärkt sich, wenn der Raum eher wie eine Vendor-Plattform wirkt als wie eine einfache Dokumentenfreigabe. Je mehr Funktionen für den Käufer sichtbar sind, desto mehr fühlt es sich wie eine überwachte Umgebung an.
Rezensionsdaten von G2 und Trustpilot bestätigen die Reibungspunkte. Ein GetAccept-Nutzer berichtete, „Kunden weigern sich, sich in der App anzumelden und die Dokumente zu prüfen." Dock-Nutzer erwähnten, dass Käufer sich verifizieren mussten, bevor sie auf Materialien zugreifen konnten.
Der Notion-Workaround
Docks eigener Vergleichsleitfaden räumte ein, dass „einige kleinere Unternehmen einfach interne Tools – wie Notion, Google Slides oder ClickUp – umfunktionieren, um Inhalte, Angebote und gemeinsame Aktionspläne mit Kunden zu teilen." Das ist keine Faulheit – es ist eine rationale Reaktion auf eine Komplexitätsdiskrepanz. Ein Google-Drive-Ordner mit drei PDFs erzeugt null Reibung für den Käufer. Ein DSR mit denselben drei PDFs plus Login, Navigation, Aktionsplänen und Chat erzeugt erhebliche Reibung. Bei einfachen Deals gewinnt der Ordner.
Grundursache Nr. 2 — Räume für Deals, die sie nicht benötigen
Wenn ein Unternehmen eine DSR-Plattform kauft, entsteht organisatorischer Druck, sie bei jedem Deal einzusetzen. Das Tool kostet 30–79 Euro pro Nutzer und Monat. Die Führungsebene erwartet Adoption. Vertriebsleiter tracken die Raumerstellung als KPI. Das Ergebnis: Mitarbeiter erstellen Räume für Deals, bei denen eine einfache E-Mail mit einem nachverfolgten Dokument besser geeignet wäre.
Nicht jeder Deal braucht einen Raum. Ein Raum macht Sinn, wenn es mehrere Dokumente, mehrere Stakeholder und einen mehrstufigen Prozess gibt, der von Zentralisierung profitiert. Ein Raum macht keinen Sinn für einen Einzel-Dokument-Deal mit einem Entscheider und kurzem Zyklus. Doch wenn das Tool vorgeschrieben ist, werden Räume unabhängig von der Eignung erstellt.
Diese Deals machen einen großen Teil der 48 % aus. Sie werden erstellt, um interne Prozesse zu erfüllen, nicht um dem Käufer zu dienen. Der Mitarbeiter erstellt den Raum, fügt ein Dokument ein, schickt den Link und geht weiter. Der Käufer sieht ein Portal mit einer einzigen PDF darin – was streng genommen schlechter ist als die PDF direkt zu erhalten, denn jetzt muss er durch eine zusätzliche Oberfläche klicken, um zum selben Dokument zu gelangen.
Tool-Müdigkeit verstärkt das Problem
Gartners Umfrage vom September 2024 unter 1.026 Vertriebsmitarbeitern ergab, dass 72 % sich von der Anzahl der genutzten Tools überfordert fühlen. Mitarbeiter verbringen nur 28–30 % ihrer Woche tatsächlich mit dem Verkaufen. Einen DSR zu diesem Stack hinzuzufügen – mit eigenem Login, eigenem Dashboard, eigenem Raum-Erstellungs-Workflow – wird zurückgestellt. Mitarbeiter erstellen Räume, wenn es vorgeschrieben ist, und lassen sie weg, wenn sie können.
Allegos Forschung ergab, dass 86 % der Mitarbeiter verwirrt sind, welches Tool sie für welche Aufgabe verwenden sollen. Ein DSR überschneidet sich mit E-Mail (Kommunikation), CRM (Deal-Tracking), Content-Management (Dokumentenspeicherung) und E-Signatur-Tools (Abschluss). Wenn ein Mitarbeiter 80 % desselben Ergebnisses durch das Versenden eines nachverfolgten Links erzielen kann, wird der DSR zum Tool, das er überspringt.
Wie Forresters Anne Slough und Kathleen Pierce schrieben: „Ohne ordentliches Onboarding wird die Akzeptanz der Verkäufer zufällig sein, das Käufer-Engagement gering und der Wert größtenteils unrealisiert." Das Ergebnis? Unternehmen verschwenden im Durchschnitt 313.000 Dollar für Vertriebstools, die nicht genutzt werden, laut Allegos Umfrage unter 330 B2B-Vertriebsleitern.
Grundursache Nr. 3 — Die Todesspirale veralteter Räume
60 % der Praktiker nennen „veraltende Räume" als größte Hürde für den DSR-Wert.
Das ist der heimtückischste Fehlermodus, weil er langsam entsteht. Der Raum startet gut: Der Mitarbeiter erstellt ihn, fügt Dokumente hinzu, schickt den Link. Der Käufer öffnet ihn einmal, schaut sich vielleicht zwei Dokumente an. Dann tritt der Deal in eine Warteperiode ein – interne Prüfung, Budgetfreigabe, Urlaub, konkurrierende Prioritäten. Der Raum bleibt unberührt.
In dieser Zeit ändert sich nichts im Raum. Keine neuen Dokumente werden hinzugefügt. Keine Aufgaben werden aktualisiert. Keine Nachricht vom Verkäufer. Der Raum wird zu einer statischen Inhaltsbibliothek – und eine statische Bibliothek gibt Käufern keinen Grund, nach der ersten Freigabe zurückzukehren.
Wenn der Käufer zurückkommt – vielleicht nach einer Erinnerung vom Verkäufer, vielleicht von selbst – sieht er genau das, was er zuvor gesehen hat. Nichts hat sich geändert. Es gibt keinen Grund, erneut zurückzukehren. Der Raum ist tot, und der Käufer wechselt für jede weitere Kommunikation zurück zur E-Mail.
Warum Räume veralten
Die Pflege eines Raums ist Arbeit. Dokumente aktualisieren, neue Inhalte hinzufügen, Aktionspläne auffrischen, Update-Benachrichtigungen senden – das sind Aufgaben, die mit dem eigentlichen Verkaufen konkurrieren. Enterprise-Teams mit dediziertem Sales-Ops können jemanden damit beauftragen, Räume zu pflegen. Kleine Teams können das nicht. Der Mitarbeiter, der den Raum erstellt hat, ist dieselbe Person, die telefoniert, E-Mails schreibt und Demos durchführt. Die Raumpflege rutscht ans Ende der Prioritätenliste.
Die fehlende Automatisierung
Flowlas Forscher identifizierten eine aufschlussreiche Diskrepanz: Weniger als 10 % der DSR-Nutzer priorisieren Automatisierung und Workflows – genau die Fähigkeit, die verhindern würde, dass Räume veralten. Die Kategorie konzentriert sich auf Beobachtung (was Käufer tun tracken) statt auf Orchestrierung (automatisch auf das reagieren, was Käufer tun). Niemand schickt dem Mitarbeiter eine Benachrichtigung mit der Meldung „Ihr Raum wurde seit zwei Wochen nicht aktualisiert und der Käufer hat ihn zuletzt vor 10 Tagen angesehen." Der Raum verfällt still.
Wie Flowla es formulierte: „Die meisten Digital Sales Rooms scheitern nicht lautstark. Sie scheitern leise – indem sie zu dem Ort werden, an dem Deals langsamer werden, ins Stocken geraten und schließlich verschwinden."
Was die Daten über Räume sagen, die tatsächlich geöffnet werden
Nicht alle Räume scheitern. Was unterscheidet die, die funktionieren?
Persönlich vorgestellte Räume, nicht kalt verschickte
Guideflows Analyse stellte fest, dass „die Käufer-Adoption stark von der Qualität des Inhalts und davon abhängt, wie effektiv Verkäufer den Raum vorstellen und positionieren." Ein Raum, der als kalter Link in einer Follow-up-E-Mail verschickt wird, schneidet schlechter ab als einer, der während eines Live-Gesprächs vorgestellt wird: „Ich habe alles, was wir besprochen haben, an einem Ort zusammengestellt – hier ist der Link." Der Raum braucht Kontext, um einen Klick zu verdienen.
Räume, die kein Login erfordern
Jede Quelle, die Käufer-Reibung erwähnt, benennt Login und Verifizierung als den größten Absprungpunkt. Die Räume, die geöffnet werden, sind die, bei denen der Käufer auf einen Link klickt und sofort Inhalte sieht – kein Konto, kein Passwort, kein „E-Mail bestätigen". So sieht das in der Praxis aus. Bei Deals unter 50.000 Euro ist die Käufer-Reibung wichtiger als Sicherheit.
Räume, die aktiven Deals mit klaren nächsten Schritten zugeordnet sind
Flowlas Forschung ergab, dass DSRs am besten performen, wenn sie in einen aktiven Deal-Prozess eingebettet sind – nicht als Inhaltsablage, sondern als operatives Zentrum des Deals. Räume mit gemeinsamen Aktionsplänen zeigen höheres Engagement, weil es einen Grund für den Käufer gibt zurückzukehren: Schritte abhaken, Fortschritte sehen.
Der Vorbehalt: Das funktioniert bei Deals, die komplex genug sind, um einen Prozess zu benötigen. Bei einfacheren Deals ist der Aktionsplan überdimensioniert.
Räume, die einfach genug für den Deal sind
Dock beschrieb viele Räume von Wettbewerbern als „im Wesentlichen nur eine Möglichkeit, Vertriebsmaterial extern zu teilen – ein hübscherer Google-Drive-Ordner statt eines interaktiven Arbeitsbereichs." Das ist als Kritik gemeint, aber für viele Deals ist ein hübscherer Google-Drive-Ordner genau das, was der Käufer braucht. Nicht jeder Deal erfordert einen interaktiven Arbeitsbereich. Die Räume, die bei kleineren Deal-Größen erfolgreich sind, sind in der Regel einfacher – weniger Funktionen, weniger Navigation, mehr Fokus auf die Dokumente selbst.
Was das bedeutet, wenn Sie DSRs evaluieren
Passen Sie das Tool dem Deal an, nicht umgekehrt. Nicht jeder Deal braucht einen Raum. Nutzen Sie Räume für Multi-Dokument-, Multi-Stakeholder-Deals, bei denen Zentralisierung echten Mehrwert bietet. Für Einzel-Dokument-Deals ist ein nachverfolgter Link angemessener – weniger Aufwand, weniger Käufer-Reibung, gleiche Engagement-Transparenz.
Minimieren Sie die Käufer-Reibung. Kein Login. Keine Verifizierung. Keine komplexe Navigation. Der Käufer sollte auf einen Link klicken und Dokumente sehen. Alles andere ist optional. Wenn Ihr DSR erfordert, dass Käufer ein Konto erstellen, rechnen Sie damit, dass ein erheblicher Teil abspringt.
Planen Sie für Pflege. Wenn Sie sich nicht verpflichten können, Räume während des gesamten Deal-Zyklus zu aktualisieren, kann ein statischer Raum mehr schaden als nützen. Ein veralteter Raum signalisiert Desorganisation. Es ist besser, Dokumente einzeln mit Tracking zu versenden, als einen Raum zu erstellen, den Sie dann vernachlässigen.
Evaluieren Sie nach Adoption, nicht nach Funktionen. Das teuerste DSR ist das, das niemand nutzt. 48 % der Räume ungeöffnet – das ist ein Adoptionsproblem auf Kategorieebene, keine Funktionslücke. Fragen Sie vor dem Kauf: Werden meine Mitarbeiter tatsächlich für jeden Deal Räume erstellen, und werden meine Käufer sie tatsächlich öffnen? Wenn die Antwort auf eine der Fragen lautet „wahrscheinlich nicht für die meisten Deals", skalieren Sie zurück – einfacheres Tool, weniger Funktionen, weniger Reibung.
Eine Tool-für-Tool-Übersicht finden Sie in unserem DSR-Vergleichsleitfaden. Einen Leitfaden zur Evaluierung von DSRs im kleineren Maßstab finden Sie unter Digital Sales Rooms für kleine Teams.
Fazit
Die DSR-Kategorie ist nicht kaputt. Für komplexe Enterprise-Deals mit mehreren Stakeholdern und langen Zyklen sind Deal Rooms wirklich wertvoll – sie zentralisieren Inhalte, verfolgen mehrstufiges Engagement und geben Verkäufern eine Transparenz, die sie per E-Mail nicht erreichen können.
Aber die Hälfte der erstellten Räume ist nicht für diese Deals gedacht. Sie sind für unkomplizierte Verkäufe, die durch einen Enterprise-Workflow gezwungen wurden. Die Lösung sind nicht mehr Funktionen. Es geht darum, das Tool dem Deal anzupassen – und zu akzeptieren, dass manchmal ein einfacherer Ansatz besser funktioniert.